これまでも働き方改革の一環として在宅勤務が推進されてきました。しかし、従来の在宅勤務と新型コロナウィルスを契機に広がろうとしているこれからのテレワークには大きな違いがあります。本格的なテレワークの進展によって、日本企業の生産性は格段に向上する可能性がありますが、それを可能にするためにはマネジメントの革新も同時に求められています。

 

リモートがマジョリティ

 

 従来の在宅勤務は、一部の人が一部の仕事を対象として行うものでした。たとえば、育児期間中の人が自宅で仕事をしたり、メンバーが交互に在宅勤務を取ったりするなど、過半数の人はオフィスにいることが一般的でした。また、在宅で行われる仕事の内容は、どちらかというと成果物が明確で、「持ち帰りやすい」仕事が中心でした。つまり、職場のメインはオフィスにあり、在宅勤務はその一部が切り出されたものだったといえます。

 

 それに対して、これからのテレワークではほとんどの人と仕事がリモートに移行します。そのことが、次のようなマネジメント上の変化を起こします。

 

 まず、業務の手順や成果物がはっきりとしない仕事も在宅勤務の対象になります。たとえば、アイデアをゼロから膨らませることが必要な企画業務や、複雑な情報を分析して課題解決を行うような業務なども含まれます。これらの仕事は働く時間の長さとアウトプットの量が比例するわけではないので、部下がさぼらないように上司が時間管理を徹底すれば成果が高まるものではありません。

 

 また、ほとんどの人が離ればなれの場所にいる状況では、上司が細かく指示を出すマイクロマネジメントはほぼ不可能です。そのため、部下が指示待ちの状態では仕事が進みません。上司は部下に仕事を任せて、部下は自律的に考えて行動する仕事の進め方が求められるようになります。その際の部下の貢献は、働いた時間の長さではなく、アウトプットされる成果とスピードによって測られるようになるでしょう。

 

アナログからデジタルへの働き方の転換機会

 

 テレワークというと、離れた場所間でのコミュニケーションにITツールを用いるイメージを持たれるかも知れません。しかし、仕事は従来の「オフライン」のやり方のままで、従業員間のコミュニケーションにのみ「オンライン」を適用しただけでは生産性は高まりません(仕事のやり方が同じなら、職場で近くにいて、すぐに声を掛けられる方がむしろ効率的でしょう)。

 

 そうではなく、ほとんどの人と仕事がリモート環境に分散しているのならば、テレワークを契機に「職場全体をオンラインに乗せる」という発想が重要です。それによって、仕事の生産性は飛躍的に高まるからです。

 

 

 たとえば、従来のオフラインの職場で何かの仕事を進める際、関係者が集まっての打ち合わせが必要になることが少なくありませんでした。その際に関係者のスケジュールを調整すると、全員が集まれるのは1週間後になるといったこともよくあるケースでしょう。つまり、無駄に1週間のリードタイムが生じてしまっていたのです。

 

 職場全体をオンラインに載せてしまえば、打ち合わせが必要になったらすぐにグループチャット上で会議室を作って、その場で各人が意見を出し合って決めてしまえば済みます。それだけで1週間のリードタイムが短縮できます。同様に会議で配る資料作成にかけていた時間に関しても、オンライン上(グループチャット、ビデオ会議など)で関係者の意見を聞きながら資料を見直していけば、不要な資料を作ったり、余計な手戻りが発生したりする無駄もかなり減らすことができます。

 

 テレワークを単なる仕事のリモート化と考えるのではなく、アナログからデジタルへの働き方の転換の好機と捉えられる会社は、仕事のスピードアップや無駄の削減による生産性向上のメリットを享受することができるのです。

 

テレワークならではの問題点

 

 上記のようなメリットがある反面、テレワーク環境ならではのマネジメント上の問題も生じます。以下に主な問題点を整理します。

 

■負荷の集中

 オンライン上では大きなものから小さなものまで、多数のプロジェクトが実施されます。その際、多くのプロジェクトから必要とされる人は、複数の仕事を同時並行的に抱えて負荷を増大させる可能性があります。生産性が高まる反面、どうせ打ち合わせは1週間後だからと持てた時間の余裕もなくなってしまいます。また、成果を出すことが自分の存在感につながるため、過剰にがんばってしまう人も出てきがちです。

 

 その一方で、これまでのオフラインの職場でうまく仕事をしているふりをしてきた人は、アウトプットを生み出すことに貢献できないため、存在感が薄れていってしまうでしょう。

 

■孤立感・不安の増大

 評価において成果が重視される一方で、逆に上司からはアウトプットしか見えず、部下の努力や苦労を知ることが難しくなるという側面があります。部下からしても上司の様子がよくわからないため、自分を見てくれていない、評価されないのではないかといった不安が生じがちです。

 

 同僚とのちょっとした会話や相談も簡単にはできないため、隔離されているような孤立感を抱きやすくなります。その状態が長く続くと、組織に対する帰属意識が希薄化してしまう恐れがあります。

 

■摩擦による生産性の低下

 テレワークで行われる仕事の範囲が広がると、個人では完結せずに同僚に協力を求めたり、連携したりすることが必要な仕事のウェイトが大きくなります。特に文字だけで行われるグループチャット上の仕事では、相手の顔色や反応を見ながら言い方を軌道修正するようなコミュニケーションが難しいため、ちょっとした考え方の対立があちらこちらで生じがちです。その言葉を書いている相手の今の状態が見えないため、本来の意図とは違った誤解が発生することも少なくありません。

 

 そのような軋轢を避けようとして、気軽に誰かに質問したり、仕事を頼んだりすることに気が引けるようになってしまうと、仕事の生産性自体が低下してしまう恐れがあります。

 

■変化への抵抗

 伝統的な会社では、そもそもオンラインでの仕事に対して適応できなかったり、従来のやり方に固執したりする層が存在するかも知れません。テレワークを行っていても、オフィスに出ている人たちだけでオフラインの会議をして何かを決めてしまったり、電話中心で仕事を進めたりすると、リモートのオンライン上にいる人たちは取り残されてしまいます。そうなるとテレワークによる生産性向上は期待できなくなります。

 

 テレワークが当たり前の働き方に転換するには、常に「オンラインファースト」で、たとえオフィスにいたとしても、全員がオンライン中心の仕事に適応することが求められます。特に組織の上位層が、その意味をよく理解して変革に向けたリーダーシップを発揮することが不可欠です。

 

テレワークにおける効果的なマネジメントのために

 

 テレワーク環境において、上司には部下の状態がわからない中で効果的なマネジメントを行うという困難な任務が求められます。その際、メンバー全員が共通の基準で仕事ができるように、テレワークにおけるバリューや行動指針の共有と仕事のプロセスの標準化が必要です。また、上司と部下の間、同僚の間でお互いの様子を見える化するための工夫や、リモートでの1on1やネットワーキングの取り組みも求められます。

 

 テレワークにおけるマネジメントを効果的に行うためには、ITツールを活用してテレワーク環境にマネジメントの仕組みを組み込むことが有益です。何も武器を持たない状態でマネジメントせよと言われても、上司は困惑してしまうに違いありません。

 

 株式会社アジャイルHRでは、クラウドサービスを活用した「テレワークにおける人材マネジメント支援サービス」をご提供しています。詳しいサービス内容をお知りになりたい方は、お気軽にお問合せください。

 

(テレワークにおける人材マネジメント支援サービス)

https://1on1navi.com/2020/03/30/telework_tecsupport/