更新日:2019-09-05

 1o1(上司と部下による頻繁な対話)を導入する企業が増えています。その際に、しばしば議論になるのは、「1on1の記録を残した方がよいか」という問題です。ここでは、1on1の記録を残すことのメリット・デメリットと、ツールを選ぶ際のポイントについて整理します。

 

1on1の記録を残すことのメリットとデメリット

 

 1on1の記録を残すことに対して消極的になる理由としては、記録する手間がかかったり、やらされ感や義務感が生じてしまったりすることがあげられます。それによって、1on1の定着自体が進まないことが危惧されるのです。

 

 気軽に1on1の良さを体感してもらいたい。そのためには、できるだけ面倒な業務は省きたいという考えは理解できます。一方で、1on1の記録を残すことのメリットも少なくありません。そのため、できるだけ簡易な方法で記録できるツールを選ぶことや、1on1にある程度、慣れてきてからツールを導入することも検討した方がよいでしょう。

 

 1on1の記録を残すことのメリットには、以下のようなことがあります。

 

① リフレクション(振り返り)効果

 1on1の重要な目的は、経験学習の効果を高めることにあります。何もしないと流れ去ってしまう日頃の仕事の経験を1on1の場で振り返り、そこから自分の成長につながる気づきを得ることが期待されているのです。その気づきをしっかりと顕在化させるために、「言語化」が効果的です。短い言葉でもよいので、何に気づいたのかを自分の言葉で書きとめることによって、気づきを明確に表すことができます。

 

② 忘却の防止

 何も記録がなければ数週間前の1on1の内容の大半は忘却されてしまいます。一方、前回の1on1の場面が思い出されたなら、「前回、話したアクションのその後はどうなった?」などと、前回から今回へとつながったコミュニケーションが可能になります。特に複数のメンバーを持つ上司にとっては、前回、誰と何を話したかをすべて覚えておくことは困難でしょう。

 

③ 過去からの変遷の確認

 1on1の記録が半年分、1年分と溜まってくると、日記を読み返すように、過去からの自分の変化をたどることができるようになります。自分の成長は、比較できる目印がなければ自分で確認することが難しいものですが、1on1の記録があることで、その目印の役割を果たしてくれます。

 

④ 他者との共有

 1on1での気づきを記録することによって、上司や周囲のメンバーとも共有できるようになります。それによって上司は部下の気づきや今後のアクションを確認でき、他のメンバーも他者の気づきを自分自身の振り返りの参考にすることができます。

 

1on1ツールを選ぶ際のポイント

 

 上記のようなデメリットを解消し、メリットを効果的に活かすために1on1の支援ツールに求められる要件を以下に整理します。

 

ポイント①:本人が書き込めること

 

 1on1の記録は評価のためのエビデンス(評価ログ)ではないため、上司ではなく本人が行います。気づいたり、決断したりするのは本人なので、その内容は本人以外にはわかりません。本人が書き残したいことを記録することが重要なのです。そのため、1o1ツールも、部下本人が書き込めるものでなければなりません。

 

ポイント②:いつでも、どこでも、気軽に利用できること

 

 1on1の記録のためにデスクに座ってPCを開き、エクセルシートなどの記録表に書き込むのは面倒な上に、業務報告をさせられているような感覚を強化させてしまいます。自由な書き込みを促すためには、肩肘張らない気軽さが重要です。そのためには、いつでも、どこでも、気軽に利用できるスマートフォンアプリのツールがベストです。

 

ポイント③:振り返り項目が設定できること

 

 スマートフォンアプリといっても、一般的なツールの場合、良かったことや充実した経験、うまくいかなかったことや自分自身の課題、次にトライしてみたいアクションなど、様々な項目を1つの枠の中に書き込むことになるため、振り返りの内容が整理整頓されません。振り返りの際の思考が整理され、かつ後から読みやすくするためには、振り返り項目ごとの枠を設定できるツールが便利です。

 

ポイント④:SNSライクなコミュニケーションができること

 

 1on1で気づいたことを記録しても、誰にも読まれず、誰からもフィードバックが得られない状態では、書き込むモチベーションも高まりません。何かを書きこんだら、上司や周囲から「いいね」やプラスになるコメントを得られたならば、また書き込みたくなります。そのため、1on1ツールはただ記録のためでなく、書き込んだ内容をもとにコミュニケーションを発展させられるものであることが効果的です。

 

ポイント⑤:アクティビティが分析できること

 

 1on1を推進する人事部にとっては、1on1がどれくらい活発に行われているか、コミュニケーションが活性化しているのか、などの実態を把握することが必要です。1on1ツールに蓄積されたデータをもとに、それらが自動で集計されれば1on1の定着状況を簡単に知ることができます。

 

1on1ツールをお探しの方へ

 

いかがでしたか?以上の内容を、1on1ツールを選ぶ際の参考にしていただければ幸いです。

 

これらの要件をすべて満たしているシステムが、株式会社アジャイルHRのご提供する1on1naviです。今回はご紹介しませんでしたが、1on1naviには個人目標を設定して共有する「OKR機能」や、チームメンバーどうしでのリアルタイムフィードバックを支援する「フィードバックリクエスト機能」も備えています。

 

1on1naviの画面イメージ)

 

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